Сьогодні практично всі ми автомобілісти, і щодня використовуємо свій засіб пересування для переміщення з точки А в точку Б. Чи відомо Вам, що таке ШРУС, лямбда-зонд або датчик Холла? Це вузли автомобіля, про існування яких багато хто навіть не здогадуються. До тих пір, поки автомобіль працює справно.
Будь-яке комерційне підприємство можна представити у вигляді «чорного ящика», куди, з одного боку, вкладаємо кошти на погашення витрат, з іншого боку, на виході отримуємо прибуток. Тобто, заливаємо бензин, щоб доїхати до пункту призначення. Зазвичай, поки підприємство забезпечує достатній прибуток, або автомобіль справний, нас мало цікавить, що відбувається всередині «чорного ящика». Інтерес виникає одночасно з проблемами. Чим більше проблем, тим глибше «входження в тему». Згадаймо старі добрі «Жигулі» і «Москвичі». Хіба можна було їздити на даних механізмах, не вивчивши їх мало не до законів адіабатичного процесу?
Давайте визнаємо, шановні віконники, що у нас у всіх проблеми. Не нами створені, але долати їх доведеться нам. У такій ситуації аналіз процесів, що становлять діяльність вашого підприємства, не тільки корисний, але і життєво необхідний.
У даній статті наводиться методика оцінки бізнес-процесів підприємства з виробництва світлопрозорих конструкцій. За допомогою цієї методики ви зможете:
визначити найважливіші для підприємства бізнес-процеси;
визначити, яким ключових факторів успіху не приділяється належна увага;
скоротити або ліквідувати процеси, які не є ключовими.
Прошу зауважити, метою цієї статті не є «підвищення продуктивності» або «зменшення собівартості». Аналіз бізнес-процесів дозволяє побачити реальну картину і об'єктивно оцінити ситуацію, в якій знаходиться підприємство. Шляхи вирішення виявлених проблем можуть бути різними.
Цієї статті абсолютно недостатньо для того, щоб проводити реінжиніринг бізнес-процесів. Для цього існують спеціальні, набагато більш складні методики.
Процеси і функції
Будь-яке підприємство з виробництва товарів або послуг являє собою виробничу систему, що складається з набору взаємозалежних процесів. Такі процеси, що забезпечують досягнення цілей організації, називаються «бізнес-процесами» (БП). Наприклад, БП «Обробка замовлення» полягає, в свою чергу, з безлічі БП нижчого рівня і пов'язаний з іншими БП (рис. 3). Слід розрізняти бізнес-процеси і функції. Підприємство віконної галузі має, як правило, лінійно-функціональну структуру. Тобто, є директор, у нього є заступники, які відповідають кожен за своє функціональне підрозділ. І, нарешті, є виконавці, відповідальні за свою ділянку робіт перед своїм безпосереднім начальником, але не відповідають за кінцевий результат своїх дій. Існує протиріччя між структурою підприємства і бізнес-процесами, що проходять, як правило, через кілька підрозділів. Це важливе питання реінжинірингу БП не є темою даної статті.
Мал. 1. Список процесів і ключових факторів успіху
Процеси і фактори успіху
Існують фактори, без яких досягнення цілей підприємства неможливо. Ці чинники називаються ключовими факторами успіху і пов'язані з постачальниками, покупцями, персоналом, навколишнім середовищем, програмним забезпеченням та обладнанням. Наприклад, такі фактори, як низькі ціни на комплектуючі, мінімальні терміни виготовлення. Тому на початку аналізу БП:
виробляємо ключові фактори успіху; перевіряємо, чи всі зазначені вище сфери порушені;
скорочуємо кількість факторів до восьми найважливіших.
Наступний етап - виявлення ключових бізнес-процесів. Важливо, щоб ключові БП дійсно служили досягненню ключових факторів успіху та місії підприємства. Іноді важко побачити, що абсолютно різні дії є частиною одного процесу.
Мал. 2. Ранжування процесів за пріоритетом
Зазвичай до аналізу кордону процесу збігаються з межами відділів і функцій. Це відбувається через труднощі розуміння діяльності, виконуваної різними людьми і відділами, як частини єдиного процесу.
Наприклад, БП «Виготовлення продукції» включає в себе оптимізацію розкрою і управління автоматичним обладнанням.
Слід починати назву кожного процесу з дієслова, що гарантує концентрацію на дії, а не на результаті.
Потрібно розрізняти основні та допоміжні БП. Основними процесами будуть ті, результатами яких користуються зовнішні клієнти. Допоміжні процеси дають результати, якими користуються внутрішні
клієнти, тобто інші підрозділи і відділи.
В остаточний список ключових БП повинні увійти всі основні процеси. У виборі допоміжних процесів необхідно проявляти обережність. Для одних підприємств певні БП є ключовими, а для інших - ні.
Наскільки важливий бізнес-процес?
В результаті у нас повинно залишитися 8 ключових чинників успіху і 12-15 ключових БП. Остаточний список поміщаємо в таблицю (рис. 1). Тут наведено приклад абстрактного підприємства N. Фактори успіху і працюють на їх досягнення бізнес-процеси на вашому підприємстві можуть відрізнятися!
Використовуючи цю таблицю, можна визначити взаємозв'язок між процесами і критичними факторами успіху. Розглядаючи по черзі кожен фактор успіху, запитайте себе: «Які процеси слід виконувати особливо добре, якщо ми хочемо досягти цього фактора?» Кожен процес, що відповідає критерію, позначається хрестиком в колонці під даним фактором. Потім погляньте ще раз на процеси, помічені як впливають на даний фактор, і запитайте: чи достатньо буде їх сукупності для досягнення успіху. Це допоможе виявити можливі пропуски в списку процесів - таке може статися, якщо деякі процеси не включили в список. Якщо це так, зараз є можливість їх додати і, що більш важливо, дозволить виявити, чи існують нові процеси, які організація повинна почати виконувати. Наприклад, в компанії може не бути процесу навчання і розвитку персоналу. Це часто буває, коли підприємство починає свою діяльність як маленька фірма, де ця функція не потрібна, а потім виростає в велику, не надаючи значення необхідності створення гарного відділу по управлінню персоналом.
Виконавши цю процедуру для кожного ключового фактора успіху, потім потрібно розглянути кожен процес, порахувати число факторів, на які він впливає (відзначені хрестиками) і поставити це число в передостанню колонку. Іноді це може виявити процеси, які не впливають ні на один ключовий фактор успіху.
У нашій таблиці це процес Р2 «Планування роботи заміряють». Таким чином, ми маємо ситуацію, протилежну ситуацію в попередньому прикладі: є види діяльності, які були важливі в минулі роки, але сьогодні вони більше не критичні для роботи компанії. Традиції і відсутність питань про дійсну важливості цих видів діяльності зберегли їх незмінними. Якщо це так, чи потрібно зберігати такий процес?
Число ключових факторів успіху, на які впливає цей процес, дає приблизну і відносну оцінку його важливості. Процеси, що впливають на велику кількість чинників, будуть, швидше за все, більш критичними для діяльності організації, ніж ті, які впливають на один або два фактора. Таким чином, таблиця є корисним і практичним засобом вимірювання важливості процесів на підприємстві.
Оцінка «здоров'я» процесу
На наступному етапі повинна бути дана оцінка роботи кожного процесу. Розглядаючи їх все по черзі, потрібно поставити процесам узгоджені оцінки, використовуючи наступну шкалу з п'яти поділок:
5 = Відмінна робота
4 = Хороша робота
3 = Задовільна робота
2 = Неадекватна робота
1 = Погана робота
Оцінка роботи процесів - нелегке завдання, оскільки можуть бути відсутні об'єктивні дані для того, щоб зробити точну оцінку роботи кожного процесу.
Побудувавши матрицю, як показано на рис. 2, отримуємо можливість поєднувати стратегічну важливість і «здоров'я» процесу (його поточну роботу). Записавши номер кожного процесу в потрібну клітину, ділимо матрицю на три зони.
Зона 1. Тут знаходяться стратегічно найбільш важливі процеси, які досить погано працюють сьогодні. Ці процеси і їх компоненти слід вибирати для реінжинірингу, якщо мета - досягти великого, швидкого позитивного ефекту в роботі організації.
Зона 2. Знаходяться в цій зоні процеси дають менше можливостей вплинути на роботу організації, але коли ресурси звільняться після реінжинірингу процесів зони 1, поліпшення процесів в зоні 2 значно допоможе досягненню місії.
Зона 3. Ці процеси надають мінімальний вплив на роботу організації або вже сьогодні працюють добре і залишають мало можливостей для поліпшень. За цими процесами слід спостерігати для того, щоб вони продовжували добре працювати, покращувати їх слід після того, як буде повністю закінчена робота на процесами зони 1 і зони 2.
Припустимо, на фірмі N вимагають реінжинірингу виявилися процеси Р1 і Р3, тобто «Обробка замовлень» і «Виготовлення продукції». Наступний крок: визначити пріоритет, виходячи з критеріїв стратегічної важливості, життєздатності, очікувань клієнтів процесу і можливостей фірми. Припустимо, першим кандидатом на реінжиніринг є процес Р1 «Обробка замовлень».
Покроковий алгоритм процесу
Наступний етап: складання алгоритму процесу із зазначенням початку і кінця процесу, а також його взаємозв'язків з іншими процесами. На рис. 3 складено алгоритм процесу «Обробка замовлення». У прямокутниках вказані дії (насправді через обмеження друкованої площі мають цілі набори дій), в параллелограммах - сусідні БП (внутрішні клієнти), ромб позначає ухвалення рішення. У вашому конкретному випадку необхідно скласти алгоритм з деталізацією до простих дій.
При складанні алгоритму слід враховувати деякі рекомендації.
Перша рекомендація полягає в тому, що кожна дія, зображене прямокутником в процесі, повинно починатися з дієслова. Але тут спільною проблемою є те, що часто використовують дієслова для опису своїх дій у процесі, а це може вносити плутанину. Наприклад, менеджер називає клієнту дату виготовлення, але ця дія насправді являє результат цілої серії дій, на яких задіяно різні люди. Пам'ятайте, що «назвати дату виготовлення» є, швидше за все, окремим субпроцеси, зі своїми вхідними даними і виходом, яким може бути звіт або файл в програмі. На рівні ж алгоритму потрібно більше деталей для того, щоб показати кроки, людей і рішення, які стосуються цієї задачі. Один із способів вийти на цей рівень деталізації - запитати: «Як це робиться?»
Іншою загальною проблемою є те, що кроки процесу представляються в ідеалізованому вигляді. Вони описують, що має відбуватися, якщо все йде за планом, а не те, що відбувається насправді.
І ще одна рекомендація. Ніхто не знає процес краще, ніж виконавець. Покроковий опис працівником своїх дій часто дозволяє виявити можливості для оптимізації бізнес-процесу.
Мал. 3. Алгоритм процесу "Обробка замовлення"
У висновку слід сказати, що реінжиніринг бізнес-процесів є потужним засобом антикризового управління. Локальні заходи, такі, як скорочення персоналу або зниження ціни, без аналізу процесів і зв'язків між ними, може тільки погіршити становище підприємства в перспективі.
Виробнича система - це складний організм, що складається з взаємозв'язаних процесів.
Рятувати його під час кризи можна двома способами. Перший, голлівудський: вгадати, який дріт потрібно перерізати (червоний або синій). Другий спосіб - це розібратися, які «фізіологічні» процеси життєво необхідні, а які можна скоротити, делегувати іншим підрозділам або взагалі ліквідувати.
Вибір за вами.
Сергій Жданов
[email protected]
ПП «Окноконсалтсервіс»
ВІТРИНА 1 (4 7) '2 0 0 9, ivit.ua
Реклама: плитка польща
випадкові відео
Чи відомо Вам, що таке ШРУС, лямбда-зонд або датчик Холла?
Хіба можна було їздити на даних механізмах, не вивчивши їх мало не до законів адіабатичного процесу?
Наскільки важливий бізнес-процес?
Розглядаючи по черзі кожен фактор успіху, запитайте себе: «Які процеси слід виконувати особливо добре, якщо ми хочемо досягти цього фактора?
Якщо це так, чи потрібно зберігати такий процес?
Один із способів вийти на цей рівень деталізації - запитати: «Як це робиться?
