Технологія оптимізації бізнес-процесів

Ви тут вперше? Підпишіться на отримання моєї RSS стрічки . Спасибі, що відвідали мій блог!

Типові помилки оптимізації процесів

1.Оптімізація бізнес-процесів на основі інтуїції.
2. Використання інтуїції замість технологій
3. Використання технології оптимізації процесів не за призначенням
4. Особиста участь вищих керівників в роботах по оптимізації

Оптимізація бізнес-процесів на основі інтуїції. Одна з найпоширеніших помилок. Виникає, коли відбувається зрив домовленостей на якійсь ділянці роботи компанії. Керівник тут же дає команду на усунення подібних фактів у подальшій діяльності. Оскільки рішення ухвалюється в даному випадку більше на емоційному рівні і без глибокого аналізу, то реальна причина зриву домовленостей залишається усуненою. І через якийсь час ситуація повторюється.

Використання інтуїції замість технологій відбувається через слабке розуміння відмінностей в цих поняттях. Більшість технологічних рішень знаходиться на рівні елементарної логіки. Їх треба вчасно розпізнати і застосувати. Але люди, які оптимізують процеси в компанії часто плутають поняття, що призводить до помилок і ситуація повторюється знову і знову.

Використання технології оптимізації процесів не за призначенням випливає з не розуміння процессной діяльності. Багато хто просто не розуміють саме поняття ПРОЦЕС. Для стандарту ІСО дана помилка є практично повсюдним і криється в дуже абстрактному визначенні процесів діяльності, а саме:

Процес - сукупність взаємопов'язаних і взаємодіючих видів діяльності, яка перетворює входи на виходи

Визначення дуже загальне. Під це визначення в одну купу можна звалити процеси, проекти, завдання, функції. Але кожен вид діяльності має власні інструменти управління. Для процесів потрібні технології опису, оптимізації та регламентації. Для цього виду діяльності дана технологія дає максимально значимий ефект і відчутний результат. Але дана технологія однозначно не підходить для проектної діяльності та мало ефективна для незв'язних функцій. Для «Завдань» ж дана технологія, практично, непридатна. В результаті ефект від проектів з оптимізації процесів діяльності найчастіше дорівнює нулю, так як в тій чи іншій ситуації дану технологію застосовувати не можна.

Особиста участь вищих керівників в процесах оптимізації знижує якість опрацювання деталей. Їхнє мислення налаштоване глобально і може відвести в стратегічну область і кардинальну перебудову.

Оптимізувати процеси повинні фахівці. Але керівники повинні розуміти, як працюють фахівці, для того щоб своєчасно виділяти проблеми, а потім правильно ставити завдання і приймати результати.

Далі короткий огляд основ технології оптимізації, для розуміння принципів і основних правил оптимізації бізнес-процесів.

Два шляхи розвитку і поліпшення бізнесу

При внесенні змін до діяльність компанії є небезпека зламати непродуманими рішеннями налагоджені і усталені процеси. З іншого боку треба постійно дбати про поліпшення діяльності компанії. І тут треба дотримати баланс.

В даний час наш уряд якраз готуватися до такої оптимізації в області скорочення кількості державних службовців, які займаються в основному збором статистики. Дану роботу хочуть перекласти на комп'ютери. Що з цього вийде, ми побачимо найближчим часом. Головне, щоб не вийшло - хотіли як краще, а вийшло як завжди.

Головне при оптимізації бізнес-процесів сформулювати чіткі правила прийняття рішення. Так менеджер може приймати рішення на суму до 5 тис. Руб. начальник відділу до 50 тис. руб., комерційний директор до 500 тис. руб. а все що понад прерогатива генерального. При цьому у кожного розписаний алгоритм дій в межах своєї компетенції. Так у кожного з'являється зона відповідальності, і відсікається зайве навантаження на органи управління.

Цей прийом оптимізації бізнес-процесів. Його відмінність від реінжинірингу в даному випадку - це швидкість отримання результату, обсяг робіт і суть змін. При оптимізації одне правило швидко доводиться до виконавця і налаштовується на ходу. при реинжиниринге ретельно і довго розробляється взаємопов'язана система правил, потім вона перевіряється і часто реалізується з розробкою і впровадженням різних форм автоматизації.

Том Девенпорт виділяє наступні відмінності між реинжинирингом і оптимізацією (удосконаленням) бізнес-процесів:

нарощувати Радикальний Початкова точка Існуючий процес «Чистий аркуш» Частота змін Безперервно /
одноразово Одноразово Необхідний час Коротке Тривалий Напрямок Знизу вгору Зверху вниз Охоплення Вузький,
на рівні функцій Широкий, міжфункціональних Ризик Помірний Високий Основний засіб Статистичне
управління Інформаційні
технології Тип змін Культурний Культурний /
структурний

У кожного підходу є свої плюси і мінуси. Однозначної відповіді на питання: «з якою швидкістю треба міняти бізнес-процеси?» Немає. Відповідь сильно залежить від конкретної ситуації в Компанії.

реінжиніринг потрібен в тих випадках, коли на ринку відбулися істотні зміни. Наведемо кілька прикладів:

• з'явився або скоро з'явиться новий продукт, який замінює випускається нашою компанією;
• на наш національний ринок виходять західні банки, що надають кредити за годину;
• значно зросла заробітна плата (або енергоносії) і ми втрачаємо конкурентоспроможність (це при роботі на експорт);
• на наш ринок виходять великі компанії з напрацьованими технологіями виробництва, продажів, логістики і т.п .;
• конкуренти провели або проводять реінжиніринг і взагалі щось готують ...

А оптимізація бізнес-процесів потрібна, коли є накладки в діяльності компанії: товар приходить із запізненням, тільки десята частина переговорів закінчується продажем, надходять скарги від одержувачів, від постачальників. Тобто в компанії все добре, але є можливості для поліпшень.

Однак все ж ці відмінності можна вважати досить умовними. Дуже часто оптимізація перетікає в реінжиніринг.

У наступних статтях ми розповімо про технології та основні засади проведення оптимізації та реінжинірингу бізнес-процесів.

Ви можете провести аудит Вашої компанії безкоштовно і отримати 5 рекомендацій по збільшенню продажів і прибутку. Для цього вам достатньо заповнити форму справа і ми зв'яжемося з вами в зручний для вас час.
Дана пропозиція адресовано тільки для представників мікро бізнесу, для всіх інших умови залучення наших фахівців обумовлюються індивідуально.