Оптимізація чисельності персоналу: 6 головних принципів

Слово, яке не люблять, процес, який намагаються уникнути. Оптимізація, а саме - чисельності персоналу. Як збільшити рентабельність, не повідомивши під загрозу бізнес в цілому і внутрішню ситуацію в компанії зокрема?

У цьому питанні порталу HR-tv.ru допомогла розібратися директор з персоналу компанії Alba Ксенія Чернишова.

Ключовим завданням будь-якого бізнесу є отримання прибутку для його власника протягом досить тривалого періоду часу. Отримати прибуток і збільшити рентабельність бізнесу можна двома способами: збільшити дохідну частину і скоротити видаткову.

На жаль, в сьогоднішніх реаліях не завжди вдається ефективно впоратися з першим завданням. У зв'язку з цим власник формулює пріоритет: знижуємо кости (від англ. Costs "витрати" - прим. Редакції).

Однією з головних статей витрат є стаття "Витрати на персонал". На перший погляд, оптимізація здається тут цілком розумним рішенням, але щоб ідея не була приречена на провал, вона повинна відповідати декільком важливим принципам.

- Ксенія, чому оптимізація чисельності персоналу - непростий інструмент, який вважають за краще залишати на крайній випадок?

- По-перше, це дуже дорогий інструмент, або оманливе дешевий, що вимагає колосальних фізичних і моральних зусиль HRD. Далеко не всі до цього готові або мають достатній рівень експертизи в цьому питанні. Невірний підхід до оптимізації чисельності загрожує серйозними ризиками. Такими, як звільнення співробітника, який володів унікальною експертизою в будь-якому бізнес-процесі, відмова від функції або відділу, які мали серйозний вплив на дохід компанії, відкриття нового напрямку чи розширення бізнесу, що призведе до необхідності повторно приймати тільки що звільненого співробітника.

Читайте також: Коли колектив залучений, оптимізація проходить без паніки

- Яких принципів необхідно дотримуватися, щоб оптимізація чисельності персоналу не знизила ефективність?

1. Мета. Перш ніж приступати до процесу оптимізації, ми повинні мати чітку мету, в ідеалі оцифрованную, прозору і вимірну. Тільки в цьому випадку ми зможемо зрозуміти, чи досягли ми бажаного результату. У всіх інших будь-який результат виявиться недостатнім, тому що дуже швидко ми звикаємо до високих результатів і забуваємо, з чого починали.

2. Аналітика. Принциповим в даному питанні є ступінь підготовки до цієї непростої процедури. Ми повинні досконально вивчити кожен підрозділ в цілому і кожного співробітника зокрема. Повинні бути проведені скрупульозні виміри трудовитрат, глибокий аналіз бізнес-процесів, функціоналу, завдань як короткострокових, так і довгострокових. По кожному співробітнику повинна бути сформована гранично зрозуміла і об'єктивна система даних. Тільки в цьому випадку ми не ризикуємо прибрати потрібну людину, незамінну функцію, а іноді і відділ повністю.

3. Прозорість. Необхідно розробити стратегію розвитку на найближчий період - півріччя, рік, 3 роки. Ця стратегія повинна відповідати інтересам бізнесу, а також детально пояснювати кожному співробітнику його роль в новому плані. Повинно бути проведено загальні збори, на якому буде презентована дана стратегія. Тут важливо донести до кожного співробітника його внесок, цінність і значимість для компанії. Даний захід дозволить уникнути некоректного тлумачення змін, паніки серед персоналу, втрати ключових співробітників. Даний принцип має свою особливість. Йому потрібно слідувати, якщо компанія готова дотримати всі процедури, а так само має достатній бюджет для оптимізації по розгорнутій схемі. В іншому випадку необхідно індивідуально розмовляти з кожним співробітником, відповідаючи на всі його питання і транслюючи позицію компанії. Тут вже в кожному конкретному випадку ситуація буде вирішуватися по-різному. Але принцип прозорості ніхто не відміняв. Якими б не були ваші плани, які не приховуйте їх від співробітників.

4. Ефективність. Даний принцип досягається завдяки вибору інструментів для оптимізації персоналу. А він, у свою чергу, безпосередньо залежить від цілей і завдань. Вибираючи інструмент, ви повинні чітко розуміти, скільки часу у вас є, який бюджет, на які ризики ви готові йти. Також даний принцип допоможе дотримати розуміння стратегічних планів компанії. Якщо ви розумієте, що через півроку планується відкриття нового напряму, або зростання торговельної мережі, вихід на нові ринки і т.д., то не варто оптимізувати персонал, який вам через півроку доведеться набирати. Це подвійні і навіть потрійні витрати: звільнення, підбір, адаптація.

5. Справедливість. Ситуація зі "священними коровами", яких не можна чіпати, повинна бути повністю виключена. У разі оптимізації персоналу під нові завдання і стратегію цій процедурі повинні бути піддані всі. Якщо проведений аналіз показав, що даний співробітник або відділ не знаходить місця в новому штатному розкладі, значить, він підлягає оптимізації на загальних умовах.

6. Альтернатива. Будь-якому звільнення завжди можна знайти альтернативу. Є багато варіантів, наприклад, перекваліфікація діючих співробітників, перерозподіл функціоналу, введення системи KPI, зміна системи оплати праці. Важливо пам'ятати, що звільнення - це крайній захід, почніть з альтернатив.

Читайте також: Не економте на дрібницях

- Не завжди при оптимізації у співробітників, що залишилися збільшується зарплата, хоча без колег їм доводиться складніше. Чи не спровокує це звільнення вже при нечисленному складі?

- Якщо проведена грамотна робота, то немає. Є багато способів пояснити співробітнику, чому його дохід не зміниться, а обсяг роботи збільшиться. До того ж дуже ефективною в даній ситуації є впровадження системи матеріальної мотивації.

- Можна ж оптимізуватися без звільнень?

- Ще раз хочу акцентувати увагу на цілі даного заходу, а також причин, за якими воно стало необхідним. Якщо в компанії нічого не змінилося, тобто вона не стала менше, не закрила частину бізнесів, не змінила траєкторію розвитку, то оптимізуватися без звільнень, по крайней мере, без масових, можна і потрібно. Кожен HRD знає, що витрати на персонал - це не тільки зарплата. Серйозні суми можна заощадити, якщо змінити і переробити систему підбору персоналу, навчання, оцінки та інших напрямків. В рамках оптимізації витрат, наприклад, на підбір можна використовувати колосальну кількість заходів. Одним з них є програма стажувань. Ви можете залучати студентів на безоплатних умовах для роботи Ресечер, або проведення телефонних інтерв'ю. Таким чином, ви маєте серйозний потік кандидатів без вкладень. Також можна більшу ставку зробити на зміну системи оплати праці. Якщо ми розуміємо, що це тимчасовий захід, то можна перевести співробітників на неповний робочий день / тиждень, якщо є можливість, то на віддалену роботу.

Є компанії, які практикують зниження заробітної плати на якийсь відсоток на певний час. Співробітниками підписується повідомлення, потім додаткову угоду до трудового договору, в якому говориться, що протягом одного, двох, трьох (залежить від ситуації) місяців його оклад становитиме на ...% менше. Це дуже серйозна сума, ми даємо можливість компанії, скоротивши витрати, отримати необхідний прибуток, при цьому не втрачаємо персонал і не знижуємо ефективності роботи компанії в цілому. Також переробивши систему мотивації, компанія може отримати серйозний ривок в прибутку, що нівелює необхідність глобальної оптимізації. Наприклад, ви можете перевести персонал, що відповідає за продажі, на чистий відсоток. Це серйозний крок і великий ризик, до нього потрібно бути готовим. Але він того вартий. Адже в питанні ФОП (фонд оплати праці - прим. Редакції) головне - не абсолютна, а відносна величина, тобто яку частку в обороті становить ФОП. У випадку з топ-менеджерами можна застосувати систему опціонів. Важливо, щоб кожен співробітник був максимально залучений і зацікавлений в успіху компанії.

Ефективним інструментом я вважаю програми в стилі Кайдзен. У нашій компанії така програма називається "Еврика". Кожен співробітник, пропонуючи ідею щодо оптимізації або додаткового доходу, отримує певний відсоток від річної економії. Це дуже мотивує людей шукати нові можливості.

Читайте також: Як підвищити лояльність співробітників?

- За якими ознаками ми зрозуміємо, що оптимізували "як треба"?

- Згадаймо перший принцип ефективної оптимізації: постановка мети. Якщо ми наслідували його спочатку, то у нас вже буде повний перелік критеріїв, за якими ми зможемо зрозуміти, що оптимізація пройшла успішно. Якщо ми все ж відхилилися, і пропустили цей принцип, тут трохи складніше.

Почнемо з того, що ефективно, значить, призвело до результату, тобто ми розуміємо, що ми досягли тієї цифри, на яку планували вийти.

Наступним критерієм є ефективність роботи бізнесу. Ні в якому разі при оптимізації не повинен постраждати жоден бізнес-процес. В іншому випадку ця помилка HRD буде коштувати дуже дорого, і оптимізація не матиме ніякого сенсу. Ще один критерій, який дозволить оцінити ефективність - це стабільність складу. Якщо через певний період ви починаєте наймати людей на ті позиції, з яких ще вчора звільняли, або зрозумієте, що залишили неефективних, а сильних співробітників втратили, не врахували стратегічні плани компанії. Все це вкаже на те, що ви зробили фатальну помилку. Якщо цього не відбулося, значить, ви все зробили правильно і завдання може бути визнана успішно виконаною.

При використанні матеріалу гіперпосилання на відповідну сторінку порталу HR-tv.ru обов'язкове

Додано 04 липня 2016