Optymalizacja personelu: 6 głównych zasad

Słowo, którego nie lubią, proces, którego starają się unikać. Optymalizacja, a mianowicie liczba pracowników. Jak zwiększyć rentowność bez narażania na szwank działalności w ogóle, aw szczególności sytuacji wewnętrznej w firmie?

W tej sprawie portal HR-tv.ru Dyrektor HR Alba Ksenia Chernysheva.

Kluczowym celem każdej firmy jest osiągnięcie zysku dla jej właściciela przez wystarczająco długi okres czasu. Aby uzyskać zysk i zwiększyć rentowność firmy na dwa sposoby: zwiększyć część przychodów i zmniejszyć wydatki.

Niestety, w dzisiejszej rzeczywistości nie zawsze jest możliwe skuteczne radzenie sobie z pierwszym zadaniem. W związku z tym właściciel formułuje priorytet: obniżenie kosztów (z kosztów angielskich „koszty” - wydanie przybliżone).

Jedną z głównych pozycji wydatków jest pozycja „Koszty personelu”. Na pierwszy rzut oka optymalizacja wydaje się tu całkiem rozsądnym rozwiązaniem, ale aby pomysł nie był skazany na niepowodzenie, musi spełniać kilka ważnych zasad.

- Ksenia, dlaczego optymalizacja liczby pracowników jest trudnym narzędziem, które wolą zachować w nagłych przypadkach?

- Po pierwsze, jest to bardzo drogie narzędzie lub zwodniczo tanie, wymagające ogromnych wysiłków fizycznych i moralnych HRD . Nie wszyscy są na to przygotowani lub mają wystarczający poziom wiedzy w tej sprawie. Złe podejście do optymalizacji liczby jest obarczone poważnym ryzykiem. Takie jak zwolnienie pracownika, który posiadał unikalną wiedzę specjalistyczną w każdym procesie biznesowym, odrzucenie funkcji lub działu, który miał poważny wpływ na dochód firmy, otwarcie nowego kierunku lub ekspansji biznesowej, co doprowadziłoby do konieczności ponownego przyjęcia nowo zwalnianego pracownika.

Zobacz także: Gdy zespół jest zaangażowany, optymalizacja przebiega bez paniki.

- Jakie zasady należy stosować, aby zoptymalizować liczbę pracowników, nie zmniejszyły wydajności?

1. Cel. Przed rozpoczęciem procesu optymalizacji musimy mieć jasny cel, idealnie zdigitalizowany, przejrzysty i wymierny. Tylko w tym przypadku będziemy w stanie zrozumieć, czy osiągnęliśmy pożądany rezultat. We wszystkich pozostałych wynikach będzie niewystarczający bardzo szybko przyzwyczailiśmy się do wysokich wyników i zapominamy, gdzie zaczęliśmy.

2. Analytics. Zasadnicze znaczenie w tym zakresie ma stopień przygotowania do tej trudnej procedury. Musimy dokładnie zbadać każdą jednostkę jako całość i każdego pracownika w szczególności. Należy przeprowadzić dokładne pomiary kosztów pracy, dogłębną analizę procesów biznesowych, funkcjonalność, zadania zarówno krótko-, jak i długoterminowe. Dla każdego pracownika należy stworzyć niezwykle przejrzysty i obiektywny system danych. Tylko w takim przypadku nie ryzykujemy usunięcia właściwej osoby, funkcji niezastąpionej, a czasem całego działu.

3. Przejrzystość. Konieczne jest opracowanie strategii rozwoju na kolejny okres - pół roku, roku, 3 lat. Strategia ta powinna leżeć w interesie firmy, a także szczegółowo wyjaśniać każdemu pracownikowi jego rolę w nowym planie. Należy zorganizować walne zgromadzenie, na którym przedstawiona zostanie ta strategia. Ważne jest, aby przekazać każdemu pracownikowi jego wkład, wartość i znaczenie dla firmy. To wydarzenie pozwoli uniknąć błędnej interpretacji zmian, paniki wśród pracowników, utraty kluczowych pracowników. Ta zasada ma swoją osobliwość. Musi być przestrzegany, jeśli firma jest gotowa do przestrzegania wszystkich procedur, a także ma odpowiedni budżet na optymalizację zgodnie ze szczegółowym schematem. W przeciwnym razie konieczna jest indywidualna rozmowa z każdym pracownikiem, udzielenie odpowiedzi na wszystkie jego pytania i przetłumaczenie stanowiska firmy. Tutaj w każdym przypadku sytuacja zostanie rozwiązana inaczej. Ale zasada przejrzystości nie została anulowana. Jakiekolwiek masz plany, nie ukrywaj ich przed pracownikami.

4. Wydajność. Zasada ta jest osiągana poprzez wybór narzędzi do optymalizacji personelu. A on z kolei zależy bezpośrednio od celów i zadań. Wybierając narzędzie, należy wyraźnie zrozumieć, ile masz czasu, jaki budżet, jakie ryzyko możesz podjąć. Ponadto zasada ta pomoże w zrozumieniu planów strategicznych firmy. Jeśli zrozumiesz, że w ciągu sześciu miesięcy planowane jest otwarcie nowego kierunku, rozwój sieci handlowej, dostęp do nowych rynków itp., Nie powinieneś optymalizować personelu, którego będziesz musiał zatrudnić w ciągu sześciu miesięcy. Są to podwójne, a nawet potrójne wydatki: zwolnienie, rekrutacja, adaptacja.

5. Sprawiedliwość. Sytuacja z „świętymi krowami”, których nie można dotknąć, powinna być całkowicie wykluczona. W przypadku optymalizacji personelu pod kątem nowych zadań i strategii każdy powinien zostać poddany tej procedurze. Jeśli analiza wykazała, że ​​pracownik lub dział nie znajduje miejsca w nowej tabeli personelu, oznacza to, że podlega optymalizacji na ogólnych warunkach.

6. Alternatywa. Każde zwolnienie zawsze może znaleźć alternatywę. Istnieje wiele opcji, na przykład przekwalifikowanie istniejących pracowników, redystrybucja funkcjonalności, wprowadzenie systemu KPI, zmiana systemu wynagrodzeń. Ważne jest, aby pamiętać, że zwolnienie jest skrajną miarą, zacznij od alternatyw.

Zobacz także: Nie oszczędzaj na drobiazgach

- Nie zawsze optymalizuje się wynagrodzenie pozostałych pracowników, choć bez kolegów mają większe trudności. Nie prowokuj zwolnienia nawet przy małej kompozycji?

- Jeśli wykonano kompetentną pracę, nie. Istnieje wiele sposobów wyjaśnienia pracownikowi, dlaczego jego dochód nie ulegnie zmianie, a ilość pracy wzrośnie. Ponadto wprowadzenie systemu motywacji materialnej jest w tej sytuacji bardzo skuteczne.

- Możesz przecież zostać zoptymalizowany bez zwolnień?

- Po raz kolejny chcę skupić się na celach tego wydarzenia, a także na powodach, dla których stało się to konieczne. Jeśli w firmie nic się nie zmieniło, tj. nie zmniejszyło się, nie zamknęło części biznesu, nie zmieniło trajektorii rozwoju, to możliwe i konieczne jest zoptymalizowanie bez zwolnień, przynajmniej bez masowych. Każdy HRD wie, że koszty personelu to nie tylko pensje. Poważne kwoty można zaoszczędzić, jeśli zmienisz i przepracujesz system rekrutacji, szkolenia, oceny i innych obszarów. W ramach optymalizacji kosztów, na przykład, wybór może wykorzystywać ogromną liczbę działań. Jednym z nich jest program stażowy. Możesz przyciągnąć studentów do bezpłatnych warunków pracy w charakterze osoby rekrutującej lub do prowadzenia rozmów telefonicznych. Tak więc masz poważny strumień kandydatów bez inwestycji. Możesz także postawić duży zakład na zmianę systemu płac. Jeśli zrozumiemy, że jest to środek tymczasowy, możemy przenieść pracowników na pół etatu / tydzień, jeśli to możliwe, do pracy zdalnej.

Istnieją firmy, które przez pewien czas stosują redukcję płac o pewien procent. Pracownicy podpisują powiadomienie, a następnie dodatkową umowę w sprawie umowy o pracę, która stanowi, że w ciągu jednego, dwóch, trzech (w zależności od sytuacji) miesięcy jego wynagrodzenie będzie ...% mniejsze. Jest to bardzo poważna kwota, umożliwiamy firmie obniżenie kosztów, uzyskanie niezbędnego zysku, nie tracąc pracowników i nie zmniejszając wydajności całej firmy. Ponadto, modyfikując system motywacyjny , firma może uzyskać poważny przełom w zyskach, co eliminuje potrzebę globalnej optymalizacji. Na przykład możesz przenieść personel sprzedaży do procentu netto. To poważny krok i duże ryzyko, musisz być na to przygotowany. Ale jest tego wart. Rzeczywiście, w kwestii listy płac (fundusz płac - wydanie przybliżone), najważniejsze jest to, że nie jest to wartość bezwzględna, ale wartość względna, tj. Jaką część obrotów stanowi płaca. W przypadku najwyższych menedżerów możesz zastosować system opcji. Ważne jest, aby każdy pracownik był jak najbardziej zaangażowany i zainteresowany sukcesem firmy.

Wydaje mi się, że skutecznym narzędziem są programy w stylu Kaizen . W naszej firmie taki program nosi nazwę „Eureka”. Każdy pracownik, oferując pomysł na optymalizację lub dodatkowy dochód, otrzymuje pewien procent rocznych oszczędności. To motywuje ludzi do szukania nowych możliwości.

Zobacz także: Jak zwiększyć lojalność pracowników?

- Jakimi znakami zrozumiemy, że zoptymalizowaliśmy „jak”?

- Przypomnij sobie pierwszą zasadę skutecznej optymalizacji: wyznaczanie celów. Gdybyśmy początkowo go przestrzegali, będziemy mieli już pełną listę kryteriów, dzięki którym możemy zrozumieć, że optymalizacja się powiodła. Jeśli nadal zboczyliśmy z drogi i przegapiliśmy tę zasadę, jest to trochę trudniejsze.

Po pierwsze, to, co jest skuteczne, doprowadziło do wyniku, tj. rozumiemy, że osiągnęliśmy liczbę, którą planowaliśmy osiągnąć.

Kolejnym kryterium jest wydajność biznesowa. W żadnym przypadku optymalizacja nie powinna podlegać żadnym procesom biznesowym. W przeciwnym razie ten błąd HRD będzie bardzo drogi, a optymalizacja nie będzie miała sensu. Kolejnym kryterium, które pozwoli ocenić skuteczność, jest stabilność kompozycji. Jeśli po pewnym czasie zaczniesz zatrudniać ludzi na stanowiska, z których zostałeś zwolniony z wczoraj lub zdajesz sobie sprawę, że pozostawiłeś nieefektywnych i straciłeś silnych pracowników, nie wziąłeś pod uwagę planów strategicznych firmy. Wszystko to wskazuje, że popełniłeś fatalny błąd. Jeśli tak się nie stanie, to wszystko zostało wykonane poprawnie, a zadanie można uznać za zakończone pomyślnie.

Podczas korzystania z materiału hiperłącze do odpowiedniej strony portalu HR-tv.ru jest obowiązkowe.

Opublikowano 4 lipca 2016 r