Аптымізацыя колькасці персаналу: 6 галоўных прынцыпаў

Слова, якое не любяць, працэс, які імкнуцца пазбегнуць. Аптымізацыя, а менавіта - колькасці персаналу. Як павялічыць рэнтабельнасць, не паведаміўшы пад пагрозу бізнэс у цэлым і ўнутраную сітуацыю ў кампаніі ў прыватнасці?

Ў гэтым пытанні парталу HR-tv.ru дапамагла разабрацца дырэктар па персанале кампаніі Alba Ксенія Чарнышова.

Ключавой задачай любога бізнесу з'яўляецца атрыманне прыбытку для яго ўласніка на працягу досыць працяглага перыяду часу. Атрымаць прыбытак і павялічыць рэнтабельнасць бізнэсу можна двума спосабамі: павялічыць прыбытковую частку і скараціць расходную.

Нажаль, у сённяшніх рэаліях не заўсёды ўдаецца эфектыўна справіцца з першай задачай. У сувязі з гэтым уласнік фармулюе прыярытэт: зніжаем костак (ад англ. Costs "выдаткі" - заўв. Рэдакцыі).

Адной з галоўных артыкулаў выдаткаў з'яўляецца артыкул "Расходы на персанал". На першы погляд, аптымізацыя здаецца тут цалкам разумным рашэннем, але каб ідэя не была асуджаная на правал, яна павінна адказваць некалькім важным прынцыпам.

- Ксенія, чаму аптымізацыя колькасці персаналу - няпросты інструмент, які аддаюць перавагу пакідаць на крайні выпадак?

- Па-першае, гэта вельмі дарагі інструмент, альбо зманліва танны, які патрабуе каласальных фізічных і маральных высілкаў HRD. Далёка не ўсе да гэтага гатовыя або маюць дастатковы ўзровень экспертызы ў гэтым пытанні. Няправільны падыход да аптымізацыі колькасці багаты сур'ёзнымі рызыкамі. Такімі, як звальненне супрацоўніка, які валодаў унікальнай экспертызай ў якім-небудзь бізнес-працэсе, адмова ад функцыі або аддзела, якія мелі сур'ёзны ўплыў на прыбытак кампаніі, адкрыццё новага кірунку або пашырэння бізнесу, што прывядзе да неабходнасці паўторна прымаць толькі што звольненага супрацоўніка.

Чытайце таксама: Калі калектыў уцягнуты, аптымізацыя праходзіць без панікі

- Якіх прынцыпаў неабходна прытрымлівацца, каб аптымізацыя колькасці персаналу не знізіла эфектыўнасць?

1. Мэта. Перш чым прыступаць да працэсу аптымізацыі, мы павінны мець выразную мэту, у ідэале аблічбаваць, празрыстую і вымерную. Толькі ў гэтым выпадку мы зможам зразумець, ці дасягнулі мы жаданага выніку. Ва ўсіх астатніх любы вынік апынецца недастатковым, бо вельмі хутка мы прывыкаем да высокіх вынікаў і забываемся, з чаго пачыналі.

2. Аналітыка. Прынцыповым у дадзеным пытанні з'яўляецца ступень падрыхтоўкі да гэтай няпростай працэдуры. Мы павінны дасканала вывучыць кожнае падраздзяленне ў цэлым і кожнага супрацоўніка ў прыватнасці. Павінны быць праведзены скрупулёзныя замеры працавыдаткаў, глыбокі аналіз бізнес-працэсаў, функцыяналу, задач як кароткатэрміновых, так і доўгатэрміновых. Па кожнаму супрацоўніку павінна быць сфарміравана гранічна зразумелая і аб'ектыўная сістэма дадзеных. Толькі ў гэтым выпадку мы не рызыкуем прыбраць патрэбнага чалавека, незаменную функцыю, а часам і аддзел цалкам.

3. Празрыстасць. Неабходна распрацаваць стратэгію развіцця на бліжэйшы перыяд - паўгоддзе, год, 3 гады. Гэтая стратэгія павінна адпавядаць інтарэсам бізнесу, а таксама падрабязна тлумачыць кожнаму супрацоўніку яго ролю ў новым плане. Павінна быць праведзена агульнае сход, на якім будзе прэзентаваная дадзеная стратэгія. Тут важна данесці да кожнага супрацоўніка яго ўклад, каштоўнасць і значнасць для кампаніі. Дадзенае мерапрыемства дазволіць пазбегнуць некарэктнага тлумачэння зменаў, панікі сярод персаналу, страты ключавых супрацоўнікаў. Дадзены прынцып мае сваю адметнасць. Яму трэба прытрымлівацца, калі кампанія гатова выканаць усе працэдуры, а гэтак жа мае дастатковы бюджэт для аптымізацыі па разгорнутай схеме. У адваротным выпадку неабходна індывідуальна гутарыць з кожным супрацоўнікам, адказваючы на ​​ўсе яго пытанні і транслюючы пазіцыю кампаніі. Тут ужо ў кожным канкрэтным выпадку сітуацыя будзе вырашацца па-рознаму. Але прынцып празрыстасці ніхто не адмяняў. Якімі б ні былі вашы планы, не хавайце іх ад супрацоўнікаў.

4. Эфектыўнасць. Дадзены прынцып дасягаецца дзякуючы выбару інструментаў для аптымізацыі персаналу. А ён, у сваю чаргу, напрамую залежыць ад мэт і задач. Выбіраючы інструмент, вы павінны дакладна разумець, колькі часу ў вас ёсць, які бюджэт, на якія рызыкі вы гатовыя ісці. Таксама дадзены прынцып дапаможа выканаць разуменне стратэгічных планаў кампаніі. Калі вы разумееце, што праз паўгода плануецца адкрыццё новага кірунку, альбо рост гандлёвай сеткі, выхад на новыя рынкі і г.д., то не варта аптымізаваць персанал, які вам праз паўгода прыйдзецца набіраць. Гэта двайныя і нават патройныя выдаткі: звальненне, падбор, адаптацыя.

5. Справядлівасць. Сітуацыя са "святымі каровамі", якіх нельга чапаць, павінна быць цалкам выключана. У выпадку аптымізацыі персаналу пад новыя задачы і стратэгію гэтай працэдуры павінны быць падвергнуты ўсе. Калі праведзены аналіз паказаў, што дадзены супрацоўнік або аддзел не знаходзіць месцы ў новым штатным раскладзе, значыць, ён падлягае аптымізацыі на агульных умовах.

6. Альтэрнатыва. Любому звальнення заўсёды можна знайсці альтэрнатыву. Ёсць шмат варыянтаў, напрыклад, перакваліфікацыя дзеючых супрацоўнікаў, пераразмеркаванне функцыяналу, увядзенне сістэмы KPI, змяненне сістэмы аплаты працы. Важна памятаць, што звальненне - гэта крайняя мера, пачніце з альтэрнатыў.

Чытайце таксама: Не эканомце на дробязях

- Не заўсёды пры аптымізацыі ў пакінутых супрацоўнікаў павялічваецца зарплата, хоць без калегаў ім даводзіцца складаней. Ня справакуе Ці гэта звальнення ўжо пры малалікім складзе?

- Калі праведзена правільная работа, то няма. Ёсць шмат спосабаў растлумачыць супрацоўніку, чаму яго даход не зменіцца, а аб'ём работы павялічыцца. Да таго ж вельмі эфектыўнай у дадзенай сітуацыі з'яўляецца ўкараненне сістэмы матэрыяльнай матывацыі.

- Можна ж аптымізаваць без звальненняў?

- Яшчэ раз хачу акцэнтаваць увагу на мэты дадзенага мерапрыемства, а таксама прычын, па якіх яно стала неабходным. Калі ў кампаніі нічога не змянілася, г.зн. яна не стала менш, не зачыніла частка бізнэсаў, не змяніла траекторыю развіцця, то аптымізаваць без звальненняў, па меншай меры, без масавых, можна і трэба. Кожны HRD ведае, што выдаткі на персанал - гэта не толькі зарплата. Сур'ёзныя сумы можна зэканоміць, калі змяніць і перапрацаваць сістэму падбору персаналу, навучання, ацэнкі і іншых напрамкаў. У рамках аптымізацыі выдаткаў, напрыклад, на падбор можна выкарыстоўваць каласальная колькасць мерапрыемстваў. Адным з іх з'яўляецца праграма стажыровак. Вы можаце прыцягваць студэнтаў на бязвыплатных умовах для працы ресечером, альбо правядзення тэлефонных інтэрв'ю. Такім чынам, вы маеце сур'ёзны паток кандыдатаў без укладанняў. Таксама можна вялікую стаўку зрабіць на змяненне сістэмы аплаты працы. Калі мы разумеем, што гэта часовая мера, то можна перавесці супрацоўнікаў на няпоўны працоўны дзень / тыдзень, калі ёсць магчымасць, то на выдаленую працу.

Ёсць кампаніі, якія практыкуюць зніжэнне заработнай платы на нейкі адсотак на пэўны час. Супрацоўнікамі падпісваецца апавяшчэнне, затым дадатковае пагадненне да працоўнага дагавору, у якім гаворыцца, што на працягу аднаго, двух, трох (залежыць ад сітуацыі) месяцаў яго аклад складзе на ...% менш. Гэта вельмі сур'ёзная сума, мы даем магчымасць кампаніі, скараціўшы выдаткі, атрымаць неабходную прыбытак, пры гэтым не губляем персанал і ня зніжаем эфектыўнасці працы кампаніі ў цэлым. Таксама перапрацаваўшы сістэму матывацыі, кампанія можа атрымаць сур'ёзны рывок у прыбытку, што нівеліруе неабходнасць глабальнай аптымізацыі. Напрыклад, вы можаце перавесці персанал, які адказвае за продажу, на чысты працэнт. Гэта сур'ёзны крок і вялікая рызыка, да яго трэба быць гатовым. Але ён таго варта. Бо ў пытанні фот (фонд аплаты працы - заўв. Рэдакцыі) галоўнае - не абсалютная, а адносная велічыня, г.зн. якую долю ў абароце складае фот. У выпадку з топ-мэнэджэрамі можна ўжыць сістэму апцыёны. Важна, каб кожны супрацоўнік быў максімальна уцягнуты і зацікаўлены ў поспеху кампаніі.

Эфектыўным інструментам я лічу праграмы ў стылі Кайдзен. У нашай кампаніі такая праграма называецца "Эўрыка". Кожны супрацоўнік, прапаноўваючы ідэю па аптымізацыі або дадатковым даходу, атрымлівае пэўны працэнт ад гадавы эканоміі. Гэта вельмі матывуе людзей шукаць новыя магчымасці.

Чытайце таксама: Як павысіць лаяльнасць супрацоўнікаў?

- Па якіх прыкметах мы зразумеем, што аптымізаваў "як трэба"?

- Успомнім першы прынцып эфектыўнай аптымізацыі: пастаноўка мэты. Калі мы ішлі яму першапачаткова, то ў нас ужо будзе поўны пералік крытэрыяў, па якіх мы зможам зразумець, што аптымізацыя прайшла паспяхова. Калі мы ўсё ж адхіліліся, і прапусцілі гэты прынцып, тут крыху больш складана.

Пачнем з таго, што эфектыўна, значыць, прывяло да выніку, г.зн. мы разумеем, што мы дасягнулі той лічбы, на якую планавалі выйсці.

Наступным крытэрам з'яўляецца эфектыўнасць працы бізнесу. Ні ў якім разе пры аптымізацыі не павінен пацярпець ні адзін бізнес-працэс. У адваротным выпадку гэтая памылка HRD будзе каштаваць вельмі дорага, і аптымізацыя не будзе мець ніякага сэнсу. Яшчэ адзін крытэрый, які дазволіць ацаніць эфектыўнасць - гэта стабільнасць складу. Калі праз пэўны перыяд вы пачынаеце наймаць людзей на тыя пазіцыі, з якіх яшчэ ўчора звальнялі, альбо зразумееце, што пакінулі неэфектыўных, а моцных супрацоўнікаў страцілі, не ўлічылі стратэгічныя планы кампаніі. Усё гэта пакажа на тое, што вы здзейснілі фатальную памылку. Калі гэтага не адбылося, значыць, вы ўсё зрабілі правільна і задача можа быць прызнана паспяхова выкананай.

Пры выкарыстанні матэрыялу гіперспасылка на адпаведную старонку партала HR-tv.ru абавязковая

Дададзена 04 ліпеня 2016